Firmenumzug planen & organisieren

Ein Umzug ist mit großem Aufwand verbunden. Das gilt nicht nur im privaten Umfeld, sondern insbesondere dann, wenn sich ein Firmenumzug ankündigt. Hierbei gibt es viele Vorschriften und Regelungen zu beachten. Auch den eigentlichen Umzugsablauf gilt es detailliert zu planen, damit am Ende alles möglichst reibungslos über die Bühne gehen kann.

Unterschiedliche Faktoren müssen bei der Planung berücksichtigt werden, wie beispielsweise die Infrastruktur des neuen Firmensitzes, Abläufe und Terminsetzungen, die Raumplanung im neuen Gebäude und auch die Informationspflicht gegenüber den Beschäftigten, Behörden oder Kunden darf nicht außer Acht gelassen werden.

Voraussetzungen schaffen: Infrastruktur und Sicherheit

Eine funktionierende Infrastruktur ist das A und O eines reibungslosen Geschäftsbetriebs. Hier gilt es bereits vorab genaue Informationen einzuholen und festzustellen, ob technische Nachbesserungen erfolgen müssen. Eine zuverlässige Breitbandverbindung ist für Betriebe heute unentbehrlich. Hierüber erfolgt nicht nur der gesamte externe Datenaustausch, sondern auch die Telekommunikation des Unternehmens. Damit während und nach dem Umzug die Kommunikation und Erreichbarkeit stets sichergestellt ist, muss vor dem Firmenumzug hier bereits alles reibungslos funktionieren. So bleiben Sie für Ihre Kunden, Partner und Lieferanten stets zuverlässig erreichbar.

Zu einer idealen technischen Infrastruktur gehört aber nicht nur die Anbindung an das Internet, sondern auch die technischen Voraussetzungen innerhalb des Gebäudes. Dazu gehören beispielsweise ausreichend Steckdosen, um alle technischen Geräte betreiben zu können. In Zusammenhang damit steht außerdem die technische Sicherheit, die ebenfalls gewährleistet sein muss. Insbesondere der Brandschutz steht hier an oberster Stelle. Baurechtlich gibt es hier Vorgaben, welche die Installation der geforderten Feuermelder und Brandmeldeanlagen regeln. Hier gibt es Fachfirmen, die durch eine entsprechende Zertifizierung nach DIN 14675 berechtigt sind, diese Anlagen zu installieren.

Intelligente Raumplanung

Neben der Infrastruktur gehört eine optimale Raumplanung zu einem gelungenen Umzug. Hier geht es nicht nur darum, die Räume den Mitarbeitern sinnvoll zuzuteilen, sondern auch die Verteilung der Möbel in den Zimmern geschickt anzugehen. So lässt sich bereits vor dem Umzug festhalten, welches Möbelstück wo seinen Platz findet, wie und wo es positioniert werden soll.

Um am Umzugstag keine Verwirrung aufkommen zu lassen, sollten alle Möbelstücke detailliert gekennzeichnet werden, damit sie direkt an ihrem Bestimmungsort aufgestellt werden können. Das erleichtert Umzugshelfern und Umzugsunternehmen die Arbeit und der Firmenumzug kann so zügig und unkompliziert ablaufen.

Termine und Planungsphasen einkalkulieren

Bei einem Firmenumzug geht es aber nicht nur um die Gegebenheiten vor Ort, sondern auch um das Einhalten von Terminen und firmeninterner Abläufe. Verzögerungen können hier den gesamten Geschäftsbetrieb beeinflussen, während ein Umzug am Monatsanfang beispielsweise viele Unternehmen aufgrund der Workflows in Bedrängnis bringen kann. Damit also alles reibungslos funktioniert, sollte eine detaillierte Planung vorgenommen werden und der Firmenumzug auf einen weniger arbeitsintensiven Zeitraum gelegt werden.

Je nach Aufwand lohnt es sich auch, den Umzug an einem Wochenende durchzuführen. Wer den Ortswechsel durch ein Umzugsunternehmen durchführen lässt, muss hier allerdings mit höheren Kosten rechnen. Allerdings kann der laufende Betrieb so weitestgehend ohne Einschränkungen in der darauffolgenden Woche weitergehen.

Tipp: Vergleichen Sie vor Beauftragung mehrere Umzugsunternehmen miteinander und sehen Sie sich die beinhalteten Leistungen und Preise genau an. Auch das Engagement der eigenen Mitarbeiter kann insbesondere für kleine oder mittelständische Unternehmen eine große Hilfe sein.

Informationspflichten gegenüber Mitarbeitern und Behörden

Über die Umzugsplanung sollten nicht nur die eigenen Mitarbeiter umfassend informiert werden, sondern auch Kunden, Lieferanten, Partner und öffentliche Behörden. Auch der Betriebsrat muss frühzeitig über die Planungen informiert werden. Insbesondere die Mitarbeiter können in Entscheidungen miteinbezogen werden, Anforderungen und Wünsche noch einmal konkretisiert und je nach Möglichkeit auch umgesetzt werden. Hier ist der dahinterstehende Teamgedanke nicht zu unterschätzen. Denn fühlen die Mitarbeiter sich von der Geschäftsleitung ernstgenommen, kann sich das positiv auf die Motivation auswirken.

Doch nicht nur intern, auch extern ist es wichtig, die richtigen Stellen über den Umzug zu informieren. Dazu gehören unter anderem:

• Industrie- und Handelskammer
• Handwerkskammer
• Finanzamt
• Agentur für Arbeit
• Steuerberater, Anwalt
• Versicherungen
• Genossenschaften
• Gewerbeamt

Auch wenn ein Firmenumzug sich erst einmal nicht grundlegend von einem privaten Wohnungswechsel unterscheidet, gibt es doch einiges zu beachten. Wer allerdings gründlich plant, der wird schnell in den neuen Firmenräumen ankommen.